Ihr Bewertungssystem kann besser sein – Überwinden Sie diese neun schwerwiegenden Mängel

Dieser Artikel richtet sich an Führungskräfte, Personal- und Betriebsleiter. Als hochrangiger Kollege haben Sie die Befugnis, enorme Verbesserungen vorzunehmen. Sie können maximale Wirkung erzielen, indem Sie Ihr bestehendes Bewertungssystem verbessern oder eines starten, das zu Gewinnen oder anderen Zielen beiträgt.

1. Schlechte Erfahrungen mit Beurteilungen.

Für eine Führungskraft wie Sie ist es wichtig zu akzeptieren, dass viele Menschen Mitarbeitergespräche fürchten und ablehnen.

Viele Menschen haben schreckliche Erfahrungen gemacht, wenn sie beurteilt wurden. Folglich denken sie, dass Beurteilungen ein Stock für das Management sind, mit dem sie sie schlagen können – um ihnen ein “Ausweis” zu geben und zusätzliche Arbeitsbelastung zu verteilen. Beurteilungen sind für viele Menschen bedrohliche Ereignisse. Viele Menschen glauben, dass ihre Gehaltserhöhung und ihre Weiterbeschäftigung davon abhängen, dass sie in einem kurzen Vorstellungsgespräch gute Leistungen erbringen. Die Leute machen sich Sorgen um Gutachter, die sie vielleicht nicht mögen; die subjektiv urteilen müssen und an diesem Tag vielleicht “von der falschen Seite des Bettes aufgestanden” sind. Viele Menschen haben Angst, dass ihre Unzulänglichkeiten aufgedeckt und herabgesetzt werden.

Gutachter

Auch viele Bewerter (Führungskräfte) haben schlechte Erfahrungen mit der Beurteilung ihrer Mitarbeiter gemacht. Sie wissen, dass von ihnen erwartet wird, dass sie Menschen dazu bringen, sich zu ändern, wissen aber nicht, wie. Sie machen sich Sorgen, Menschen zu verärgern und Streit zu verursachen. Die meisten Gutachter „wissen“, dass Mitarbeitergespräche bürokratisch und zeitaufwändig sind und das Unternehmen mit den daraus gewonnenen Informationen nichts anfangen will. Folglich betrachten viele Gutachter und Gutachter Beurteilungen als Belastung – als Zeitverschwendung –, die so schnell und schmerzlos wie möglich abgeschlossen werden muss.

2. Vorteile von Beurteilungen werden nicht richtig erklärt.

Menschen ändern sich, wenn sie die Vorteile der Veränderung sehen. Warum also werden so viele Bewertungssysteme eingeführt, ohne die Vorteile zu benennen? Viele Unternehmen, die Bewertungssysteme haben, haben die Vorteile nicht im Klartext aufgeschrieben. Vorteile werden neuen Mitarbeitern nicht erklärt und auch „alte Hasen“ kennen die Vorteile nicht. Folglich nehmen die meisten Menschen an Beurteilungen teil, weil sie dazu gezwungen werden. Sie beteiligen sich nur halbherzig, weil sie den Nutzen für sich selbst nicht sehen können.

3. Mangelnde Beratung bei der Einführung oder Neugestaltung von Beurteilungen.

Häufig führen Personalabteilungen oder leitende Managementteams ein Beurteilungssystem ein oder überarbeiten es, ohne die Personen zu konsultieren, die es verwenden werden. Was in der Theorie gut aussieht und versucht, gründlich zu sein, ist oft völlig unpraktisch und irrelevant. Folglich fühlen sich viele Menschen verwirrt und verärgert. Sie denken, dass Beurteilungen sind:

o von der Personalabteilung eingeführt, um ihre Existenz zu rechtfertigen

o lediglich Formulare ausfüllen, um die Geschäftsleitung bei Laune zu halten

o eine Art, Leute zu kontrollieren und mehr Arbeit zu fordern

o eine Möglichkeit, über Gehalt, Lohn oder Bonusniveau zu entscheiden.

Viele Leute verstehen nicht, wozu die Fragen auf dem Interviewformular dienen. Ohne Zustimmung werden die Ängste vieler Menschen verstärkt und sie kooperieren nicht so umfassend, wie sie könnten und sollten.

4. Manager sind nicht in Techniken für Mitarbeitergespräche geschult.

Die meisten Führungskräfte sind nicht darin geschult, Mitarbeitergespräche zu führen. Als Ergebnis geht fast alles schief, was schief gehen kann. Die Beurteilten erhalten nicht das motivierende Feedback, das notwendig ist, um ihr Engagement und ihre Produktivität zu verbessern; der Gutachter erfährt nicht, wie er es besser machen könnte; und das Unternehmen erhält nicht die Daten, die es für die Planung und Verbesserung seiner Aktivitäten benötigt. Schlechte Interviews durch Gutachter verstärken die schlimmsten Befürchtungen der Menschen und schaffen manchmal noch mehr Probleme.

5. Das Formular, das verwendet wird, um das Beurteilungsgespräch zu führen und seine Ergebnisse festzuhalten, ist schlecht.

Die meisten Formulare sind zu lang und einige Fragen fragen nach irrelevanten Informationen. Der schwerwiegendste und schädlichste Fehler besteht jedoch darin, Fragen aufzunehmen, die nur reiner Unsinn sind. Gutachter werden manchmal gebeten, künstliche Urteile zu fällen, und es ist unmöglich, diese Informationen in Maßnahmen umzusetzen, die dem Gutachter und dem Unternehmen helfen. Ein verwandtes Problem ist der Versuch, das Bewertungssystem dazu zu bringen, zu viel zu tun. Das Ergebnis sind abschreckende, zehnseitige Fragebögen, deren Ausfüllen ewig dauert, und die zu einer Masse von Daten führen, die nie analysiert werden.

6. Mitarbeiter haben keine angemessenen Stellenbeschreibungen

Ohne adäquate Stellenbeschreibungen gibt es keinen guten Ausgangspunkt für das Vorstellungsgespräch und keine Möglichkeit, verbesserte Leistungen zu messen. Wie können Sie die Leistung einer Person bewerten, wenn Sie kein genaues Bild davon haben, was der Beurteilte tun soll? Es ist die Erfüllung der verschiedenen Aufgaben in der Stellenbeschreibung, die bewertet und verbessert werden muss. Ich weiß, dass einige Manager Stellenbeschreibungen misstrauisch gegenüberstehen und befürchten, dass einige Mitarbeiter sie verwenden werden, um „nach Vorschrift zu arbeiten“, aber dazu später mehr.

7. Mitarbeiter erhalten kein unternehmensweites Feedback.

Vielen Menschen, denen ich begegne, werden die Ergebnisse der letzten abgeschlossenen Beurteilungsrunde nie mitgeteilt. Häufig erwähnen die Leute nach ihrem Interview, dass sie er sindar nichts bis zum nächsten Jahr, wenn sie gebeten werden, sich einer weiteren Beurteilung zu unterziehen. Die Leute wollen wissen, wie sie sich in ihrem eigenen Vorstellungsgespräch geschlagen haben. Außerdem möchten die meisten Menschen wissen, wie sie sich im Verhältnis zu anderen verhalten haben. Was waren die Hauptthemen? Welcher Schulungsbedarf besteht und was wurde dagegen unternommen? Welche wichtigen Lektionen wurden gelernt? Welche Veränderungen haben sich ergeben, damit wir es besser machen können? Welche Veränderungen sollen vorgenommen werden, um das Arbeitsumfeld zu verbessern? Wenn Menschen dieses allgemeine Feedback nicht erhalten, verstärkt es ihre früheren Erfahrungen mit Beurteilungen, bei denen es sich nur um Lippenbekenntnisse zur Leistungssteigerung handelt – dass nichts wirklich passiert.

8. Die Organisation und Überwachung der Beurteilungen ist unzureichend.

Manager sagen mir, dass sie eine Liste von Personen erhalten, die sie bewerten müssen, und eine Frist für die Durchführung der Interviews, und das war’s! Sie müssen die Bewertungsformulare und alle anderen Belege persönlich finden. Oft sind die Fristen zu kurz und die Leute können die Interviews nicht rechtzeitig mit all ihren anderen Verpflichtungen durchführen. Manchmal sind Fristen zu lang und die Leute vergessen. Niemand überwacht, wie die Gutachter vorankommen – sie werden einfach sich selbst überlassen. Einige Unternehmen verteilen die Beurteilungen nach Geburtstagen über ein Jahr und können daher die unternehmensweiten Informationen nicht zu einem effektiven Plan zusammenführen. Einige Unternehmen werfen Beurteilungen und Gehaltsüberprüfungen in einen Topf, was dazu führt, dass die Mitarbeiter Dinge verschweigen, die dem Unternehmen wirklich wichtig sind. Außerdem holen sie nach, was sie müssen, um eine Gehaltserhöhung zu bekommen. Beurteilungen sollen nicht nur dazu beitragen, dass Menschen bessere Leistungen erbringen, sondern auch dem Unternehmen helfen, es besser zu machen. Ohne verwertbare Informationen aus der gesamten Beurteilungsrunde geht der halbe Wert der Beurteilungen verloren.

9. Beim obersten Manager wird Wertschätzung nicht die höchste Priorität eingeräumt

Als leitender Manager lesen Sie diesen Artikel, um Ihren Mitarbeitern und Ihrem Unternehmen dabei zu helfen, noch besser zu werden. Ich weiß also, dass es Ihnen nichts ausmacht, wenn ich direkt rede. Der Hauptgrund für das Scheitern von Beurteilungen ist der Mangel an expliziter und gut sichtbarer Unterstützung durch den obersten Manager. Die Einführung oder Überarbeitung eines Beurteilungssystems wird in der Regel allein der Personalabteilung überlassen. Es ist der Personalleiter oder sogar der Personalsekretär, der die Formulare verschickt und darum bittet, dass sie bis zum Fälligkeitsdatum an einen Sachbearbeiter zurückgeschickt werden. Dies verstärkt die unglückliche Wahrnehmung, dass Beurteilungen nicht wichtig sind und wenig Wert haben. Dies wird noch verschärft, wenn Führungskräfte ihre Vorstellungsgespräche nicht rechtzeitig abschließen und wenn der Geschäftsführer gegenüber Gutachtern, die ihre Vorstellungsgespräche nicht rechtzeitig oder überhaupt nicht abschließen, nicht durchsetzungsfähig ist. Es ist richtig und notwendig, die Verwaltung des Beurteilungssystems zu delegieren, aber das Schreiben zum „Auftakt“ der Beurteilungsrunde und das Festlegen der Fristen für die Rücksendung der Formulare sollte vom obersten Manager stammen.

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